Wer darf mit aufs Foto? Bildrechte bei Mitarbeiterfotos vom Firmenanlass – was Schweizer KMU vorher klären müssen
Fotos vom Firmenanlass landen schnell auf Social Media – aber hat jede abgebildete Person zugestimmt? Was KMU vorher zu Bildrechten und Einwilligung klären sollten.
Der Fotograf ist gebucht, die Weihnachtsfeier steht – und dann taucht die Frage erst hinterher auf: Durften eigentlich alle Mitarbeitenden aufs Foto, das jetzt auf LinkedIn und der Website landet? Bildrechte bei Mitarbeiterfotos sind kein Papierkram für später, sondern eine Frage, die vor dem Anlass geklärt gehört.
Das Problem: Geklärt wird meist erst, wenn es zu spät ist
Fotos vom Firmenanlass landen heute fast automatisch auf Social Media, der Website oder im internen Newsletter. Was dabei häufig fehlt: eine klare, im Voraus eingeholte Einwilligung der abgebildeten Mitarbeitenden. Nicht jede und jeder möchte auf Firmenkanälen erscheinen – aus persönlichen Gründen, aus Datenschutzüberlegungen oder schlicht, weil das Bild nie gefragt wurde, ob es verwendet werden darf. Wird das erst nach der Veröffentlichung thematisiert, ist der Ärger meist grösser als nötig gewesen wäre.
Das Risiko ist dabei nicht nur zwischenmenschlicher Natur. Ohne Einwilligung veröffentlichte Fotos können einen Verstoss gegen das Persönlichkeitsrecht und je nach Kontext auch gegen das Schweizer Datenschutzgesetz darstellen. Für ein KMU, das seine Eventfotos guten Gewissens für Employer Branding oder Social Media nutzen will, ist das ein vermeidbares Risiko.
Was sich vorher klären lässt – ohne die Stimmung zu drücken
Die Lösung braucht keine bürokratische Hürde am Eingang der Weihnachtsfeier. In der Praxis reichen wenige, einfache Schritte:
- Vorab informieren: In der Einladung zum Anlass kurz erwähnen, dass ein Fotograf oder eine Fotografin anwesend ist und wofür die Bilder voraussichtlich verwendet werden (Social Media, Website, interner Newsletter).
- Opt-out statt Formularflut: Statt jede einzelne Person ein Formular unterschreiben zu lassen, reicht oft eine einfache Möglichkeit, sich vorab oder am Anlass abzumelden – etwa über eine kurze Nachricht an die Organisation oder ein Zeichen beim Check-in.
- Sensible Situationen berücksichtigen: Bei neuen Mitarbeitenden in der Probezeit, bei Personen mit besonderem Schutzbedarf oder bei Gästen, die nicht zum Unternehmen gehören, lohnt sich eine bewusst zurückhaltendere Bildauswahl.
- Auswahl vor Veröffentlichung: Wer die Bilder vor der Veröffentlichung kurz sichtet, kann gezielt einzelne Fotos herausnehmen, statt eine ganze Serie zurückzuziehen, wenn sich jemand meldet.
Diese Klärung passt gut in die allgemeine Vorbereitung mit dem Fotografen oder der Fotografin – ähnlich wie die Frage, welche Nutzungsrechte am fertigen Bildmaterial überhaupt entstehen. Einen Überblick dazu gibt der Artikel Nutzungsrechte in der Fotografie.
Warum sich der kurze Vorlauf lohnt
Ein Firmenanlass liefert oft das beste Bildmaterial des Jahres für Eventfotografie und Employer Branding – echte Momente, echte Reaktionen, kein gestelltes Setting. Genau deshalb lohnt es sich, die Bildrechte-Frage einmal sauber zu klären, statt bei jedem Anlass neu zu improvisieren oder im Zweifel ganze Bildserien ungenutzt liegen zu lassen.
Häufige Fragen zu Bildrechten bei Mitarbeiterfotos
Brauche ich für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter eine schriftliche Einwilligung?+
Nicht zwingend eine unterschriebene Einzel-Einwilligung für jeden Anlass. Eine klare vorherige Information plus eine einfache Opt-out-Möglichkeit reicht in den meisten Fällen aus – wichtig ist, dass die Betroffenen wissen, wofür die Fotos verwendet werden.
Was, wenn sich jemand erst nach der Veröffentlichung meldet?+
Das Foto sollte dann zeitnah entfernt oder ersetzt werden. Deshalb lohnt sich eine kurze Sichtung vor der Veröffentlichung – so lässt sich das meist schon vorher vermeiden.
Gilt das auch für Gäste oder externe Personen auf dem Foto?+
Ja, das Persönlichkeitsrecht gilt unabhängig davon, ob jemand angestellt ist oder nicht. Bei externen Gästen ist eine kurze Rücksprache besonders empfehlenswert.
Wie handhaben andere KMU das in der Praxis?+
Viele lösen es über eine kurze Zeile in der Einladung zum Anlass plus einer sichtbaren Ansage vor Ort, dass fotografiert wird. Das reicht in der Regel, um alle zu informieren, ohne die Stimmung zu stören.
Wer entscheidet, welche Fotos veröffentlicht werden?+
Meist die Organisatorinnen oder die HR-Abteilung, in Absprache mit dem Fotografen oder der Fotografin. Eine kurze gemeinsame Sichtung nach dem Anlass ist der einfachste Weg dazu.
Willst du Bildrechte für deinen nächsten Firmenanlass sauber regeln?
Lass uns vor deinem nächsten Anlass kurz besprechen, wie du Einwilligung und Bildauswahl unkompliziert regelst – damit die Fotos danach ohne Bedenken auf allen Kanälen laufen können.